Hai appena ricevuto i documenti Privacy da Lead Mobile ma non sai come utilizzarli?
Segui queste semplici indicazioni
Elenco documenti e come utilizzarli
Registro Privacy
Il registro privacy si compone dei seguenti documenti:
- Registro privacy
- Analisi dei rischi
(questa cartella può contenere più documenti)
Stampa tutti i documenti e conservarli sia presso la sede legale sia presso la sede operativa della tua azienda.
Tale registro dovrà essere messo a disposizione dell’Autorità Garante qualora lo richieda, così come previsto dal par. 4 dell’art. 30:
“su richiesta, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento e, ove applicabile, il rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento mettono il registro a disposizione dell’autorità di controllo.”
Incaricati
Gli incaricati sono i soggetti dipendenti dell’azienda che effettuano materialmente le operazioni di trattamento dei dati personali per conto dell’azienda titolare (o del responsabile se nominato).
Ti forniremo una nomina per ogni incaricato.
Stampa le nomine e falle firmare ai tuoi dipendenti o collaboratori interni.
Responsabili
il Responsabile del trattamento dei dati personali è “la persona giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento” (GDPR, art. 4, par. 1, n. 8). Ad esempio:
- Commercialista
- Consulente del lavoro
- Web Agency
- Fornitore di servizi hosting
- Social network
- ecc…
Stampa le nomine per ogni responsabile esterno, firma a penna ogni documento, scannerizzalo e invia per mezzo PEC le nomine agli uffici Privacy dei responsabili a cui abbiamo prodotto la nomina.
Consigliamo di creare una cartella “Privacy” all’interno della propria PEC così da poter conservare l’invio delle nomine con i relativi esiti e, in caso di risposta, ti consigliamo di salvare in questa cartella il documento ricevuto dai vari uffici Privacy così da conservare una copia digitale immediatamente reperibile in caso di necessità, ovvero in caso di controllo da parte delle autorità.
Consigliamo inoltre di stampare questi documenti così da avere anche una copia cartacea da allegare al registro privacy.
Informative. A chi devono essere consegnate?
Segui queste semplici istruzioni:
FORNITORI:
- Gestione Amministrativo – Contabile interna
l’informativa va inviata via PEC ai fornitori
DIPENDENTI:
- Trattamenti indispensabili per il rapporto di lavoro datore di lavoro-lavoratore
l’informativa generata va consegnata ad ogni singolo dipendente, acquisendo sulla copia che rimane al Titolare, la firma del dipendente - Igiene e sicurezza sul lavoro
l’informativa va consegnata ai dipendenti - Videosorveglianza
- Prevenzione del contagio da COVID-19
l’informativa va consegnata ai dipendenti
CLIENTE FISICO:
- Trattamenti indispensabili per l’esecuzione del contratto con il cliente
- Marketing
l’informativa generata va consegnata o inviata via mail al cliente che ci lascia i suoi dati di persona. Vanno sempre raccolti dati e firma del cliente (Es: negozio che rilascia card, che effettua email marketing, che invia SMS ecc.); nel caso in cui la raccolta dei dati dovesse avvenire online, il sito prevede già con la spunta del cliente riferita a quest’informativa. Il Titolare del trattamento, anche se non acquisisce tale consenso offline (ovvero di persona), deve aver generato il trattamento sul suo Registro Privacy - Prevenzione del contagio da COVID-19
l’informativa va consegnata ai clienti
CLIENTE ONLINE:
- Flag informativa cliente
- Flag informativa marketing
Regolamento informatico
L’informativa va stampata, datata ( stessa data del registro nel caso in cui abbiamo già dei dipendenti) e consegnata ai propri dipendenti. Può essere inviata anche via email ad ognuno di loro in modo che resti traccia dalla mail che è presente sul Registro dei trattamenti del Titolare. Nel caso in cui il Titolare non abbia ancora dipendenti va istruito che per la durata di un anno se dovesse assumere qualcuno deve attuare il comportamento appena descritto.
Sito internet
In questa cartella trovi tutte le informazioni che dovrai pubblicare nel tuo sito internet:
- Privacy Policy
- Informativa Cookies
- Informativa sul trattamento dei dati personali dei Clienti
